Menjaga Sejarah Penyelenggaraan Pemilu di Indonesia, KPU Kabupaten Bantul Lakukan Penataan Arsip
KPU sebagai lembaga pencipta dokumen terbesar dalam Pemilu dan Pilkada, harus dapat mengelola dan menata arsip dengan baik agar dapat bermanfaat di masa depan. Diawali dengan Rapat Koordinasi (Rakor) Penataan Arsip bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kabupaten Bantul pada 8 April 2026. Selanjutnya, KPU Kabupaten Bantul membentuk tim penilai arsip dengan target penyerahan dan pemusnahan arsip Pemilu 2024 selesai pada Juli 2026.
Ketua KPU Kabupaten Bantul, Joko Santosa menjelaskan, terdapat enam jenis pemilihan yang diselenggarakan KPU sehingga arsip yang dihasilkan juga banyak. Enam jenis Pemilihan tersebut meliputi Pemilihan Presiden/Wakil Presiden, Pemilihan Anggota Dewan Perwakiran Rakyat (DPR) RI, Pemilihan Anggota Dewan Perwakilan Daerah (DPD), Pemilihan Anggota DPRD Provinsi, Pemilihan Anggota DPRD Kabupaten/Kota, serta Pemilihan Gubernur/Wakil Gubernur dan Pemilihan Bupati/Wakil Bupati atau Walikota/Wakil Walikota.
Menurut Joko, arsip yang dikelola dan ditata dengan baik akan menjadi sumber data dan berita yang bernilai sejarah di masa depan. “Kerap kita tidak sadar bahwa nanti kerja-kerja yang kita lakukan, misalnya pada Pemilu 1955 ada yang mendokumentasikan foto kegiatan Pemilu tersebut, sampai sekarang fotonya bisa menjadi suatu hal yang monumental,” ungkap Joko pada kegiatan Rakor Bersama Dispusip Kabupaten Bantul.
Ia menambahkan, KPU Kabupaten Bantul telah melakukan pengelompokan arsip, baik itu arsip aktif, inaktif maupun statis, serta dipisahkan antara yang berketerangan musnah dan permanen. Dalam penataan arsip ini, KPU Kabupaten Bantul berpedoman pada Peraturan KPU Nomor 17 Tahun 2023 tentang Jadwal Retensi Arsip KPU, KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota.
Kepala Bidang Kearsipan Dispusip Kabupaten Bantul, Sri Mulyanti menyampaikan, pihaknya siap untuk mendampingi proses kearsipan yang dilaksanakan KPU Kabupaten Bantul. Sebelum penyerahan, akan dilaksanakan penilaian terlebih dahulu oleh Dispusip.
Arsip memiliki beberapa jenis yaitu arsip dinamis, terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif, kemudian jenis berikutnya adalah arsip statis. Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan secara terus menerus, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Akhir arsip inaktif dapat berketerangan musnah atau permanen, sementara itu arsip statis adalah arsip yang telah habis masa retensinya, memiliki nilai guna kesejarahan, berketerangan dipermanenkan yang diverifikasi oleh Arsip Negara Indonesia (ANRI).
Saat ini, KPU Kabupaten Bantul tengah mempersiapkan penyerahan arsip statis permanen berupa Form Hasil Salinan Pemilu Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tahun 2024. Selain arsip statis permanen tersebut, KPU Bantul juga telah mengelompokkan arsip musnah untuk diusulkan permohonan musnah kepada KPU RI.
